长文预警！这是一篇很长也可能有些啰嗦工作总结，是我这两年工作内容的大概的总结。
因为爱吃东西，所以从一个想象中的故事讲起。一个厨艺精湛的厨师可以做出全城最好吃的小龙虾，在当地享有不错的口碑。他的生意越来越好，店铺也遍布了这个城市的各个商圈。随着生产发展的进一步扩大，他在全国都开起了小龙虾店，通过“总部-分部”的组织架构，将企业管理的井井有条……
厨师和他热爱的小龙虾市场上有很多这样遍布全国，层级结构划分明确的企业。他们在经营活动中，产生了一批又一批的数据，当所有经营者都在关注业绩增长时（而非净利润），市面上随之涌现出了很多业务数据分析的职位。
在招聘网站上，数据分析的职位和招聘内容显得层出不穷，多种多样。而门槛相对较低的也是最常见的就是使用EXCEL做报表这一种了。这次要做的就是销售数据的数据分析师在日常工作中要做的事情。
各平台招聘信息以一款理财产品为例，A产品，针对这个产品，完成报表前思考部分、报表制作过程中9个问题的问与答。
一、做报表之前的思考部分
做报表之前先考虑的问题
1. 为什么要用Excel做报表？
2. 要做的报表是什么样的，图还是表，还是图表都有？
3. 这个报表主要是要表达什么？销售业绩还是人员产能？更关注时间上的概念还是地理位置的概念，还是要两者兼具？核心维度是什么？
4. 报表的查看者是谁？是否需要针对某些查看者设置单独的查看方式？
5. 报表怎样可以收到更加有效的反馈，来进一步进行优化？
解答这些问题
1. 在当前涉及到报表都喜欢用系统的方式来实现自动化解决的大背景下，为什么还会用Excel做报表，这个问题一定是让很多人都困惑的问题。相较于系统，Excel报表制作周期短，上线速度快，可调整性高，从现象来看，目前有很多的小公司和大公司的小部门都还在用Excel做报表。
2. 要做的是一个图表兼具的报表。
3. 既包括时间维度有包括层级维度。更关注的是成本既定的情况下销售业绩的金额（非利润）。最好是可以同时展现这两个概念下的数据。核心维度是层级维度。
4. 这个报表应该面对的人群是从管理者到运营人员到业务人员的全覆盖。针对管理者应该设置特别显著的字体，把最重要的信息放在最上面；针对运营应当全面显示各项指标，在沟通成本比较高的情况下，做到尽可能的详尽；针对业务人员，应当尽可能简化指标，一是减少阅读的障碍，二是业务人员一旦知道了某些指标，为了让自己的综合数据排名靠前，会表现出抄近路的走法。
5. 报表应该设置一页用来解释说明，附注更新信息及联系制作者的方式。
二、报表制作过程中9个问与答
Q1.有哪些字段？
1.在客户或者业务员操作的环节，会获取到大概以下的字段：
申请环节：申请单号，申请日期，申请金额，审批时间，审批金额，签约时间，签约金额，成交时间，成交金额，成交单号，当前状态。
归属信息：业务员，工号，团队，团队代码，营业部，营业部代码，分部名称。
产品信息：产品名称，产品周期，预期收益率。
客户信息：客户id，客户类型。
2.在自定义字段的时候，自定义一个时间表，这个表里大概会有以下的字段：
日期，第几周，是否工作日，工作日的时间进度。
3.在与其他部门沟通的时候会获得规范性的表格字段
例如和人力部门沟通会获得：分部名称，营业部名称，营业部代码，团队名称，团队代码，业务员，业务员代码。（这些指标乍看上去和1里面的归属信息是一致的，但是实际上取数的源头不一致，从人力部门的取数可以视作一个全集，而归属信息里可以视为一个子集，全集与子集的差就是在职但是没有申请的人力数，这些数据不计入的话，会造成之后对人均产能这一指标的过分乐观估计）
和计划部门的沟通会获得：任务额，计划完成进度。
Q2.怎么确定指标？
1.自定义计算指标：
计算指标（+）：申请件数，申请金额，审批通过件数，审批通过金额，签约件数，签约通过金额，成交件数
转化率指标（%）：申请-审批通过率（件数），审批通过-签约通过转化率（件数/金额），签约通过-成交率（件数/金额），综合成交率（件数）
平均指标（/）：成交件均，人均产能，有效人均产能（不包含无产能的人员）
逆向字段（-）：未审批通过件数，未签约通过件数，未成交件数
2.逆向指标的幸存者偏差分析
历史上曾经有件事情的发生，让人们开始对流失数据进行关注。第二次世界大战中，不少空军的战机在战争中中弹严重，仍尽力返回，高层邀请了一批专家对成立了一个小组研究如何减少空军被击落的概率，同时高层对所有返回飞机的中弹情况进行了统计，发现了飞机机翼部位中弹比较秘籍，而机身和机尾中弹则比较稀疏，由此他们提了一个建议，即加强机翼部位的防固。这一建议被统计学教授-沃得驳回了，他认为相比没有返回的战机，目前统计的都是平安返回的，这些战机的机翼多次被击中依然可以返回，而机身和机尾的位置很有可能是一旦被击中就很难返回，所以那些没有返回的才是统计的关键。
对逆向指标需要注重原因分析，这里是对各环节流失客户的分析，判断客户是主动流失还是被动流失，排除客观因素后，需要和直接接触客户的业务端人员深入沟通后了解真实的原因。
Q3.怎样设计报表的结构？
常常用EXCEL做报表的人，一套报表中会有很多的sheet页，这让很多其他条线的同事乍一看都会惊讶于报表复杂度，实际可能只有我们自己知道，实际并没有几类表。我们需要做的就是将报表分成几类即可。
基础表。从系统直接抽出的表一般来源是用户行为或者是业务员行为，这种数据在数据系统里一般体现为明细表，它只以申请单号为主键，记录在这个申请单号下的种种信息，不会再去记录其他的信息，这种表格只有在看具体明细的时候才需要用到，对报表来说需要处理才能使用，且处于报表的最底端，这样的表我们把它称为基础表，用JCB代写。为基础表命名时，“JCB-****”是最清楚的。
呈现表。先定义这一页报表要展示的内容。“产品”和“层级维度”到底哪个是更大范围的维度，这个没有固定的定义，是完全以实际情况为准的。
举个例子，我们现在有两种产品，一种是件均较小流动性比较大的活期储蓄产品（里面包含了abcde五种具体的产品名），一种是件均较大的流动性比较差的定期储蓄（里面包含了12345五种具体的产品名），公司里的每个层级都在做这两种产品，这样看似是出现了重要性不相上下的交叉维度，但是更好一些的方式是按照产品作为更大的维度，在两张表里进行展示。
我之前待过的一个公司，是把不同的产品划归为不同的部门负责的，这样我在其中的一个部门，只需要负责这个产品的报表即可。公司的层级机构基本上还是“总部-分部及分部平行机构-营业部”，即使最前线的业务员各项业务都做，但是我再做报表的时候只需要做我们自己产品下的层级结构划分即可，但是当时的报表存在一个明显的问题，即它把每一层级都单独放置一页。
其实这大可不必，对层级的过多分页会导致看报表时候的不连贯，大概一页里可以展开一次是最好的，这样这个报表完全可以合并为两页，这样的情况在行与行之前加上组合就可以实现报表的有效阅读，呈现表的工作完成后，将心思花在下一环节的操作上显然是更加值得的。
辅助表。
当完成呈现表的制作后，我们需要来完成呈现图的制作，Excel的图表是需要有数据支撑的，这些数据需要单独存放在一张表里，便于分类与整理。
呈现图。
具体涉及到哪个区域做了哪些业绩，中间环节流失率有多少，这个一般是运营常规工作或者各个层级负责人在有大把时间或者会议前会去关注的，但是作为一个产品的把关人，或者将完成情况呈现给领导时，需要一个概括性强的图表来完成这件事情。目前市场上风靡之后的数据大屏，可视化工具，都是来完成这件事情的。Excel里也是通过仪表盘的形式来完成，最常用的便是金字塔结构，“常用指标-高频指标-关键指标”，像一本故事一样娓娓道来。
（需要注意的是，在基础表和呈现表之间也可以用辅助表来进行过度一下，但是我看了我接触的业务，又想了下，大多数用EXCEL做报表的人应该都不需要这一步了，数据量和数据复杂度都不至于，加上反倒冗余）
Q4.怎样利用现有数据制作呈现表？
以层级维度来构建一个表格，来展现不同分部下的不同营业部之间的对比。
Q5.Why/How利用辅助表的数据制作呈现图？
一些使用Excel的人可能会很好奇，可以直接从图表取数，也可以把数据随便放在哪里，为什么还要费力费心思的把这些数据单独放在一个始终都不会呈现的表里呢？利用辅助表作为图表的基础数据，可以保持整个报表完整性与整齐性，对辅助表里的数值公式的控制，也可以保证在没有基础数据和图表的支撑下，图表依旧可以实现动态的展现。因为Excel的报表在发送后，往往要舍弃庞大的基础表。辅助表的存在可以让呈现图避免这些影响。
Q6.怎样设计呈现图的结构？如何配色？
图的结构一般是采用金字塔模型。
将最重要的指标放在金字塔的塔尖部分，这一部分的要求是对数据的整体情况一目了然，指标一般都是任务额、目标达成率、YTD、重要环节转化率，这一部分以指针和文字突出显示都是非常好的选择。
仪表盘形式卡片图形式接下来是塔身的部分，在这个部分指标可以细化一些，对重点指标感兴趣或者时间充裕才会看到这里，可以以产品和时间分别为维度，我在之前的工作中把这里曾经放过是一个以时间为维度的高频使用的表格，这减少了我平时工作中重复部分的70%的工作量。
表格的清楚建立其实就完成了报表的核心部门，可以为了让这组数据更加的直观展现，可以为他配一组图来解释说明，毕竟表格的展示只能某一时点的静态内容，或者是不够直观，例如加入下面一组图。可以看到每一天的变化量，累积值的变化，目标值。可以通过滑动到不同的标题上就会显示不同的表格，也可以筛选时间来展示不同的区间段。
类似的图表制作在网上有很多资源都可以去学习，这里不再赘述。
图的配色一般是跟公司的主题色来的。如果没有特别的要求，在取色网站上查找别人配好的颜色、根据自己拍的某个照片提取配色、关注一些杂志的配色，都是一些可选的选项。
结构和配色会涉及到个人对美与丑的认知不同，在选择颜色的时候最好选择常规可接受的颜色。避免选择颜色的误区，让阅读者不好区分的颜色对比或者对色盲色弱者极不友好的颜色。
Q7.How轻量发送报表？
Excel制作之后可达几十M或者上百M,在发送的时候极难通过邮件发送出去，且报表基础表里的信息也不适合让每一个同事都知道。在这一环节可以将需要发送的呈现表，将辅助表的部分内容粘贴成值，把基础表删除，这样发送出去的报表一般就再几百K的范围内了。
Q8.How进行EXCEL的持续学习？
在接触EXCEL之后，会有一段时间是在学习它的经典的常用的公式，表达方式。但是当追赶的速度稍微快些，这个阶段很快就会过去，接下来进入持续学习的阶段。这时需要关注的是一些知名人物的公众号，或者微博，知乎号，看他们每天更新的内容，关注OFFICE官方的信息，查看最新的更新记录。
Q9.推荐学习EXCEL的方式/书籍/课程？
1.搜索引擎。利用碎片化的时间，把平时思考的问题通过搜索引擎查询下，通过网上获得答案。
2.入门课程：在知乎盐选上有一个凌祯老师的Excel课程，我当时全程听过，对知识点的总结比较系统，课时也不是太长。属于引导入门，最后成效就看自己了。
3.图表课程：刘万祥老师有很多关于图表的课程，我在制作动态图表的时候也参考了很多，可以在各大平台找一找。
4.书籍：《Excel仪表盘实战》，这是我购买且认真看的唯一一本关于EXCEL的纸质书，它在图表的结构和颜色上给了我很大的帮助。
写这篇文章的目的
自2023年7月至现在，已经有2年的时间都是在做这项工作了。区别在于前3个月是在前辈已经搭建完整的报表基础上做小范围的补充即可，3个月之后因为公司变动，得以有机会自己独立完成一套业务报表的制作，但同时不可避免的要每天从公司网站上下载数据，日复一日的CTRL+C、CTRL+V的粘贴到报表的基础表里，然后看着它自动刷新成功呈现最新的数据，最后发出去。这样的工作重复的次数多了，在熟练之后，也会变得没有挑战性。
我认为我应该对过去这两年的时间工作内容，工作历程有个认真的总结，看看在这段时间自己到底有没有进步，这个进步的速度我是否可以接受。Excel的很多功能我还没有用到，vba这一块依旧是小白的阶段。但是就目前阶段来看，我也应该好好告别了。接下来如果是继续做报表，我也希望是可以只做一次报表即可，在跟其他部门的沟通合作中将报表实现自动化，如果是做了数据治理或者数据建模这些工作，也是一个全新的经历。我需要来探索新的工具，也需要来完成新的事情。