在日常经营活动中，无论是企业还是个体工商户，购买东西是必不可少的环节。这些购买行为，无论是原材料、商品、固定资产，还是办公用品、服务，都需要通过严谨的会计分录来准确记录。一份正确的会计分录不仅是财务核算的基础，更是企业财务状况和经营成果真实反映的关键。那么，究竟购买东西的会计分录怎么做呢？本文将为您提供一份从基础概念到具体场景的详细指南。
一、理解会计分录的基本原则：借贷记账法
在深入探讨具体分录前，我们首先需要理解会计分录的核心——借贷记账法。这是复式记账法的一种，通过“借”和“贷”来记录经济业务的发生，确保会计等式（资产 = 负债 + 所有者权益）的平衡。
借贷记账法核心规则：
资产类科目：增加记在借方，减少记在贷方。 负债类科目：增加记在贷方，减少记在借方。 所有者权益类科目：增加记在贷方，减少记在借方。 成本类科目（如：主营业务成本、生产成本）：增加记在借方，结转或减少记在贷方。 损益类科目（费用类）：增加记在借方，结转记在贷方。 损益类科目（收入类）：增加记在贷方，结转记在借方。简而言之，对于购买东西而言，通常涉及资产的增加或费用的发生，这些都属于借方增加的项目。同时，支付方式（现金、银行存款减少）或形成负债（应付账款增加）则涉及贷方。
二、购买东西涉及的主要会计科目
根据购买物品的性质和用途，可能涉及以下主要会计科目：
资产类科目 库存商品：购买用于销售的商品。 原材料：购买用于生产的材料。 固定资产：购买使用期限长、价值大的机器设备、房屋建筑物、运输工具等。 无形资产：购买专利权、商标权、土地使用权等。 周转材料：购买低值易耗品（如工具、包装物等，通常金额较小，多次使用）。 银行存款：用于支付款项。 库存现金：用于支付小额款项。 预付账款：预先支付给供应商的款项。 应交税费——应交增值税（进项税额）：支付的增值税，符合条件可抵扣。 负债类科目 应付账款：因购买商品、材料或接受服务而尚未支付的款项。 应付票据：通过开具商业汇票等方式承诺支付的款项。 成本/费用类科目 管理费用：购买办公用品、行政人员差旅费、咨询费等。 销售费用：销售部门的宣传费、运费等。 生产成本：直接用于生产的材料费、燃料费等。 制造费用：生产车间的管理费、水电费等。三、具体购买场景的会计分录示例
以下将针对不同类型的购买行为，详细说明其会计分录的制作方法。
场景一：购买存货（商品、原材料等）
这是企业最常见的购买行为，通常涉及货款和增值税（如果是一般纳税人）。
1.1 购买商品/原材料，款项已支付（银行转账）例： 某公司购入一批商品，价款10,000元，增值税1,300元，合计11,300元，款项已通过银行存款支付。
会计分录：
借：库存商品 10,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1,300
贷：银行存款 11,300
解释： “库存商品”增加，记在借方；可抵扣的进项税额是企业的资产，记在借方；“银行存款”减少，记在贷方。
1.2 购买商品/原材料，款项尚未支付（赊购）例： 某公司购入一批原材料，价款8,000元，增值税1,040元，合计9,040元，款项尚未支付。
会计分录：
借：原材料 8,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 1,040
贷：应付账款 9,040
解释： “原材料”增加，记在借方；进项税额增加，记在借方；“应付账款”增加（负债增加），记在贷方。
场景二：购买固定资产
固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用寿命超过一个会计年度的有形资产。
2.1 购买机器设备，款项已支付例： 某公司购入一台生产设备，价款100,000元，增值税13,000元，合计113,000元，款项已通过银行存款支付。
会计分录：
借：固定资产 100,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 13,000
贷：银行存款 113,000
解释： “固定资产”增加，记在借方；进项税额增加，记在借方；“银行存款”减少，记在贷方。
2.2 购买固定资产附带的安装费、运输费等这些费用通常计入固定资产的原值。
例： 上述生产设备支付安装费5,000元，取得增值税专用发票，增值税650元，合计5,650元，款项已通过银行存款支付。
会计分录：
借：固定资产 5,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 650
贷：银行存款 5,650
解释： 安装费直接增加了固定资产的价值，因此继续借记“固定资产”。
场景三：购买低值易耗品或办公用品
低值易耗品通常指价值较低、不作为固定资产核算，但又能在生产或使用过程中多次使用、逐渐消耗的劳动资料，如办公文具、清洁用品等。
3.1 购入并直接领用办公用品，款项已支付例： 某公司购买办公用品200元，取得普通发票，款项已用现金支付。
会计分录：
借：管理费用——办公费 200
贷：库存现金 200
解释： 办公用品作为费用直接发生，记入“管理费用”借方；“库存现金”减少，记在贷方。
3.2 购入低值易耗品入库，后续领用对于金额较大或需要分批领用的低值易耗品，可以先通过“周转材料”科目核算。
例1： 某公司购入一批低值易耗品（如工具），价款1,000元，增值税130元，合计1,130元，款项已通过银行存款支付，并验收入库。
会计分录：
借：周转材料——低值易耗品 1,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 130
贷：银行存款 1,130
例2： 后续领用其中一部分低值易耗品，价值200元。
会计分录：
借：管理费用——低值易耗品摊销 200
贷：周转材料——低值易耗品 200
场景四：购买服务（如咨询费、广告费、租赁费等）
企业日常经营中，除了购买实物，还会购买各种服务。这些服务通常直接计入相关费用科目。
4.1 支付咨询费例： 某公司支付管理咨询费5,000元，取得增值税专用发票，增值税300元，合计5,300元，通过银行存款支付。
会计分录：
借：管理费用——咨询费 5,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 300
贷：银行存款 5,300
解释： 咨询费作为管理费用发生，记入“管理费用”借方；进项税额增加，记在借方；“银行存款”减少，记在贷方。
4.2 支付广告费例： 某公司支付广告宣传费10,000元，取得增值税专用发票，增值税600元，合计10,600元，通过银行存款支付。
会计分录：
借：销售费用——广告宣传费 10,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 600
贷：银行存款 10,600
解释： 广告费属于销售环节发生的费用，记入“销售费用”借方。
场景五：预付货款/服务费的会计处理
有时企业需要提前支付款项给供应商，以确保货物或服务的供应。
5.1 预付货款例1： 某公司向供应商预付购货款20,000元，通过银行存款支付。
会计分录：
借：预付账款 20,000
贷：银行存款 20,000
例2： 收到货物，价款20,000元，增值税2,600元，合计22,600元，冲销预付款。
会计分录：
借：库存商品 20,000
应交税费——应交增值税（进项税额） 2,600
贷：预付账款 20,000
贷：银行存款 2,600 （支付差额，若有）
解释： 预付款时，借记“预付账款”（资产增加）；收到货时，将“预付账款”冲销，同时确认“库存商品”和“进项税额”。
场景六：购买退货或取得销售折扣的会计处理
如果购买的商品不符合要求，或由于批量采购等原因取得价格折扣，需要对原分录进行调整。
6.1 购买退货例： 某公司将之前购入的商品退回，商品原价2,000元，增值税260元，合计2,260元，款项已退回银行账户。
会计分录：
借：银行存款 2,260
贷：库存商品 2,000
贷：应交税费——应交增值税（进项税额转出） 260
解释： 退货相当于对原购买分录的逆向处理。“银行存款”增加，记借方；“库存商品”减少，记贷方；进项税额减少（转出），也记贷方。
四、会计分录的关键要素与注意事项
制作购买东西的会计分录，除了掌握借贷规则和科目运用，还需要注意以下几点：
原始凭证支持： 所有的会计分录都必须有合法、真实、有效的原始凭证（如发票、收据、合同、入库单、银行对账单等）作为依据。没有原始凭证的交易不能进行会计核算。 税法规定： 特别是增值税的进项税额抵扣，需要取得符合税法规定的增值税专用发票，并且发票认证通过后才能抵扣。不同税率、不同业务类型，税收处理方式可能不同。 核算准确性： 金额要准确无误，小数点不能错。科目选择要恰当，不能张冠李戴。 及时性： 经济业务发生后，应及时编制会计分录，录入账簿，避免积压和错漏。 内部控制： 购买流程应有严格的内部控制，如采购申请、审批、验收入库、付款审核等环节，确保交易的合规性和资产的安全。 固定资产与费用界限： 区分固定资产与费用是初学者常遇到的问题。固定资产通常价值大、使用年限长。具体的界定标准（如价值金额）可能根据企业会计政策和税法规定而有所不同。五、常见问题
问题一：什么是“借”和“贷”？它们代表什么？
解答： “借”和“贷”是会计记账的符号，本身没有经济含义，它们共同构成了复式记账的平衡机制。在中文会计中，通常理解为：
借方： 表示资产的增加、负债的减少、所有者权益的减少、费用的发生、成本的增加。
贷方： 表示资产的减少、负债的增加、所有者权益的增加、收入的发生、成本的减少或结转。
两者共同记录同一笔经济业务的两个或多个方面，确保借方总金额始终等于贷方总金额。
问题二：购买的运费、安装费如何入账？是计入成本还是费用？
解答： 这取决于购买物品的性质和费用的归属原则。
计入成本（资产原值）： 对于固定资产、无形资产、存货（如原材料）等，在达到预定可使用状态或可销售状态之前所发生的、直接与购买相关的运费、安装费、保险费等，通常都应计入其成本，构成资产的原值。例如，购买机器设备的运费和安装费，应借记“固定资产”。 计入费用： 对于不构成资产或已达到可使用/销售状态后发生的运费，则可能计入相关费用。例如，销售商品发生的运费，通常计入“销售费用”；管理部门购买办公用品的运费，金额不大可直接计入“管理费用”。问题三：购买东西时没有取得发票怎么办？
解答： 没有取得合法有效的发票，会对企业的财务核算和税务处理带来很大风险：
无法作为报销凭证： 很多费用在没有发票的情况下，无法通过正常的财务流程进行报销。 无法在税前扣除： 没有合法凭证的支出，税务机关可能不认可其真实性，不允许在企业所得税前扣除，从而增加企业的税负。 无法抵扣增值税： 对于一般纳税人，没有增值税专用发票则无法抵扣进项税额。在这种情况下，企业应积极向供应商索取发票。如果确实无法取得，则可能需要通过其他合法票据（如收据、合同、银行转账凭证等）配合内部审批流程来证明业务的真实性，但仍存在税务风险。对于小额零星采购，税务机关也可能允许凭合规的收据或支付凭证列支，但需注意当地税务机关的具体规定。
问题四：固定资产和低值易耗品的区别在哪里？
解答： 两者主要的区别在于价值标准和使用寿命。
固定资产： 具有独立物质形态，使用寿命超过一个会计年度，并且单位价值达到企业规定的固定资产确认标准（通常在2000元或5000元以上）。固定资产需要逐期计提折旧，将成本分摊到其使用寿命内。 低值易耗品： 通常指单位价值低于固定资产标准，或虽然价值较高但未达到固定资产标准，且在生产经营过程中多次使用、逐渐消耗的劳动资料（如工具、包装物、周转材料等）。低值易耗品通常在领用时一次性或分期摊销计入费用。不同企业对固定资产的价值标准可能有所不同，应根据企业会计政策和税法规定进行判断。
总结
购买东西的会计分录怎么做是一个基础而关键的财务技能。无论是购买存货、固定资产，还是支付各项服务费用，准确、及时地进行会计分录，是确保企业财务数据真实性、完整性的前提。掌握借贷记账法的基本原理，熟悉各类经济业务所涉及的会计科目，并结合具体的业务场景进行分析，是制作正确会计分录的关键。同时，务必重视原始凭证的合法性、税务合规性以及内部控制的重要性，这将为企业的健康发展提供坚实的财务保障。
