在企业财务管理中，出纳和会计是两个核心但职责分明的岗位。然而，在一些小型企业或初创公司中，出于成本或人员配置的考量，常常会出现将这两个岗位合并，由同一个人兼任的情况。那么，出纳和会计同一个人会怎么样？这种做法会带来哪些后果？本文将详细探讨由此产生的潜在风险、法律法规的规定，以及企业应如何规避或减轻这些风险。
核心问题：为什么出纳和会计不能是同一个人？
财务管理中的一个基本原则是“职责分离”（Segregation of Duties）。这一原则旨在通过将一项业务循环的不同环节（例如授权、执行、记录和保管）分配给不同的人员来建立内部制衡机制。出纳负责现金和银行存款的收付、保管，以及相关票据的管理；会计则负责账务处理、核算、报表编制和税务申报。如果这两个角色由同一个人担任，则意味着一个人可以：
既管理钱，又记录钱的流向。 既经手资金，又核对资金账目。 既批准支出，又实际支付。这种高度集中的权力，极大地增加了财务舞弊和错误的风险，使得内部控制形同虚设。
出纳和会计由同一个人兼任的潜在风险
当出纳和会计职责合二为一，其带来的风险是多方面的，不仅影响财务安全，甚至可能触及法律底线。
1. 财务舞弊与贪污风险急剧增加
这是最直接和最严重的风险。一旦一人身兼两职，其进行财务舞弊的可能性便会大大提高，且不易被发现。
挪用公款： 该员工可以直接接触现金或通过网银操作资金，同时又负责记录这些资金的流向，可以通过伪造或篡改会计凭证，将挪用行为掩盖起来。例如，虚增费用、虚报差旅费、截留销售款等。 虚假报销： 通过伪造发票或重复报销，然后利用出纳的身份进行支付，再利用会计的身份进行账务处理，使得虚假交易合法化。 伪造账目： 为掩盖非法行为，对账簿、凭证进行篡改、删除，使得财务数据失去真实性。 贪污受贿： 利用职务之便，收受供应商回扣或贿赂，并通过伪造账目来掩盖这些非法所得。2. 内部控制体系形同虚设
内部控制旨在保护企业资产安全、提高经营效率、确保财务报告可靠性。出纳和会计职责不分，直接瓦解了内部控制的核心防线。
缺乏监督： 没有了相互监督和制约的机制，任何一笔资金的进出都无法得到有效的二次核实。 错误难以发现： 即使不是故意的舞弊，仅仅是无心的记账错误或出纳差错，也因为缺乏复核机制而难以被及时发现和纠正，可能导致错账累积。 管理层决策风险： 基于不准确的财务数据，管理层可能做出错误的经营决策，给企业带来重大损失。3. 财务数据真实性与准确性受损
财务数据是企业经营的“晴雨表”，其真实性和准确性至关重要。
账实不符： 现金和银行存款账面余额与实际余额不符，对账工作无法独立进行。 报表失真： 最终编制的财务报表可能无法真实反映企业的财务状况和经营成果，误导股东、投资者或债权人。 税务风险： 虚假或不准确的财务数据可能导致偷漏税，一旦被税务机关发现，将面临巨额罚款甚至法律制裁。4. 违反相关法律法规和会计准则
在中国，将出纳和会计职责合并，是明确违反法律法规的行为。
中国法律法规对此有何规定？根据《中华人民共和国会计法》第三十七条规定：“会计机构负责人、会计主管人员的任免，应当符合国家有关规定。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”
这条规定明确禁止出纳人员兼任会计的核算、稽核等职能。虽然法律条文只字未提“会计不得兼任出纳”，但其立法精神在于强调“不相容职务分离”原则，即负责现金和银行存款收付的岗位（出纳）与负责账务处理和审核的岗位（会计）必须分开设置，以防止舞弊和差错的发生。
此外，财政部发布的《企业内部控制基本规范》也强调了不相容职务分离原则，要求企业至少要将经济业务活动的授权、执行、记录、保管、复核等不相容职务进行分离，由不同的人员担任。
违反法律法规的后果： 行政处罚： 依据《会计法》，企业可能被处以罚款。 法律责任： 如果因此导致重大财务舞弊或经济损失，相关责任人（包括企业负责人、直接主管和兼任人员）可能面临行政甚至刑事责任。 审计风险： 外部审计师在审计过程中会发现这一内部控制缺陷，并出具带有保留意见或否定意见的审计报告，严重影响企业信誉。如何规避或减轻风险（特别针对小型企业）
尽管职责分离原则至关重要，但对于资源有限的小型企业或初创公司来说，完全按照大型企业的标准配置人员可能不太现实。在这种情况下，可以采取一些替代措施来规避或减轻风险。
1. 严格遵循职责分离原则
这是最理想也最根本的解决方案。如果条件允许，企业应设立独立的出纳岗和会计岗。
出纳： 负责现金管理、银行存款收付、票据管理。 会计： 负责总账、明细账、成本核算、报表编制、税务申报、往来账核对。 稽核/复核： 有条件的可以设立专门的稽核岗，或由财务经理、企业负责人定期对账务进行抽查和复核。2. 建立健全内部审批与监督机制
即使人员无法完全分离，也要通过严格的制度来弥补人员不足的缺陷。
授权审批： 所有重要的资金支付和收入确认，必须经过老板或授权管理层的审批。金额较大的支出需要更高层级的审批。 定期盘点与核对： 现金盘点： 出纳人员每日或定期（如每周）进行现金盘点，并由企业负责人或第三方进行突击盘点，做到账实相符。 银行对账： 定期从银行获取对账单，由非出纳人员（如老板或外部会计）与账面记录进行核对。 票据管理： 票据的领用、使用、作废都应有严格的记录和审批流程。 第三方监督： 定期聘请专业的会计师事务所进行外部审计，或进行专项内控审计。 交叉复核： 即使是同一人处理，也要强制其进行自我复核，并要求其将关键报表（如银行余额调节表、现金盘点表）提交给老板或更高层级进行签字确认。3. 对于小型企业或创业公司的应对策略
当企业规模较小，确实无法做到完全独立的岗位设置时，可以考虑以下策略：
老板亲自参与监督： 作为企业主，必须亲自参与到财务监督中来。定期查阅银行流水、核对重要的收支凭证、参与现金盘点，了解资金的真实流向。虽然不能替代专业的内控，但能起到威慑和初步监督的作用。 委托外部专业机构： 代理记账公司： 将会计核算、报税等工作外包给专业的代理记账公司，让其承担会计职责。而企业内部只保留出纳岗位（负责资金收付和保管），这样就实现了出纳与会计的物理分离。这是目前小型企业最常用且有效的规避方式。 财务顾问： 聘请兼职财务顾问，定期对企业的财务情况和内部控制进行审查和指导。 加强现金管理： 尽量减少大额现金交易，鼓励通过银行转账、移动支付等方式进行收付款，留下可追溯的交易记录。 利用财务软件辅助： 使用规范的财务软件进行账务处理，可以减少手工错误，并提供一些基础的内部控制功能（如权限设置、日志记录）。总结
出纳和会计同一个人会怎么样？ 简而言之，这会极大地增加财务舞弊、错误和法律风险，削弱企业的内部控制。尽管在某些特定情况下，尤其是对于资源有限的小型企业，完全实现职责分离可能面临挑战，但企业管理者必须深刻认识到其潜在的巨大风险。
合规经营、健全的内部控制是企业健康发展的基石。无论是通过严格的制度建设、引入外部专业服务，还是企业主亲自参与监督，都应尽可能地将出纳与会计职能分开，以保障资金安全，维护财务数据的真实性，从而为企业的可持续发展保驾护航。
