在企业日常运营中，出于成本控制或人员配置的考虑，一些小型企业或初创公司可能会将出纳和会计的职责由同一个人兼任。然而，这种做法是否合法？又会带来哪些风险？本文将围绕“出纳兼任会计违法吗”这一核心问题，为您进行详细的法律解读、风险分析以及应对策略的探讨。
出纳兼任会计，在法律上是否明确禁止？
要回答“出纳兼任会计违法吗”这个问题，首先需要了解我国相关的法律法规。根据《中华人民共和国会计法》和《企业内部控制基本规范》等规定，对会计人员的职责分离有明确要求：
《中华人民共和国会计法》的相关规定
《中华人民共和国会计法》第三十八条明确规定：“会计人员应当实行回避制度。国家机关、国有企业、事业单位任用会计人员，应当实行回避制度。”虽然这一条主要针对的是亲属关系的回避，但其背后体现的，是对会计工作独立性和公正性的高度重视。更重要的是，会计法及相关法规对不相容职务的分离原则有间接但明确的要求。
具体到出纳和会计的职责，虽然《会计法》没有直接规定“出纳不得兼任会计”，但其所强调的不相容职务分离原则，是会计职业道德和内部控制的重要基石。出纳和会计被认为是典型的“不相容职务”，这意味着它们不能由同一个人担任。
《企业内部控制基本规范》的明确要求
《企业内部控制基本规范》及其配套指引，对企业内部控制体系的建设提出了详细要求，其中职责分离是核心原则之一。
不相容职务分离原则：该规范强调，企业应当建立健全不相容职务分离制度，明确规定不相容职务的范围，确保不相容职务由不同的人员担任。简单来说，就是凡是既管钱又管账，或者既管审批又管执行的职务，都应当分开。
出纳与会计职责的界定： 出纳的主要职责：负责现金、银行存款的收付、保管，以及相关票据的管理等资金业务。 会计的主要职责：负责原始凭证的审核、记账凭证的编制、账簿的登记、会计报表的编制以及会计档案的管理等核算业务。
这两项职责是相互制约、相互监督的关系。如果由一人兼任，就会失去这种内部制衡。
因此，从法律精神和内部控制规范的角度看，出纳兼任会计是不符合规范要求的，在特定情况下甚至可以被视为违反规定。
为何要严格区分出纳与会计职责？
出纳兼任会计违法吗？除了法律和规范的要求外，更深层次的原因在于风险控制。严格区分出纳和会计职责，是企业内部控制的一项基本原则，主要为了防范以下风险：
1. 舞弊（贪污、挪用）风险
这是最直接、最严重的风险。如果一个人既掌握了资金的实物（出纳），又掌握了资金的账务记录（会计），那么他将有机会：
侵占资金：通过虚报、瞒报收入，或虚列支出、重复报销等方式，将公司资金据为己有。
账实不符：为了掩盖侵占行为，随意修改账目，导致账面金额与实际资金不符，外部难以察觉。
制造假账：为非法目的（如偷税漏税、逃避债务）而编制虚假财务报表。
缺乏职责分离，相当于将“守门员”和“裁判员”合二为一，极大地增加了内部舞弊的可能性。
2. 差错风险
即使没有主观舞弊的意图，兼职也容易导致工作中的差错无法被及时发现和纠正。
单人操作：所有业务由一人完成，缺乏复核机制，记账、核算、报表编制过程中出现的错误难以被他人发现。
疲劳或疏忽：一人承担多项工作，容易因工作量大、注意力分散而出现疏漏，例如漏记、错记、多记、串户等。
对账困难：资金实物与账面记录由一人经手，一旦出现差异，核对和追溯困难。
3. 资产安全风险
现金、银行存款等是企业最核心的流动资产。出纳兼任会计，意味着一个人掌握了对这些资产的保管和记录权，对企业资金安全构成严重威胁。一旦发生盗窃、挪用、侵占等情况，将给企业带来直接的经济损失。
4. 审计风险与合规风险
外部审计质疑：在年度审计或税务检查时，审计师或税务机关会重点关注企业的内部控制制度。如果发现出纳和会计职责兼任的情况，会直接指出内部控制存在重大缺陷，可能导致审计意见被修改，甚至被认定为内控不健全的企业。
法律责任：若因职责兼任导致舞弊发生并触犯法律，企业负责人和相关责任人可能面临行政处罚，甚至刑事责任。
企业信誉受损：内部控制的缺失和由此引发的财务问题，会严重损害企业的社会信誉和商业形象。
哪些具体行为属于“出纳兼任会计”的范畴？
“出纳兼任会计”并非笼统的概念，而是指以下几类不相容职务由同一个人兼任：
办理现金收付业务（出纳职责）与会计核算现金日记账、银行存款日记账（会计职责）。
保管库存现金（出纳职责）与登记总账、明细账（会计职责）。
银行存款的收付业务（出纳职责）与编制银行存款余额调节表（会计职责）。
保管空白支票、印章（出纳或授权人职责）与办理银行转账、编制付款凭证（出纳或会计职责）。
资金审批权限（管理层职责）与资金收付或会计核算（出纳或会计职责）。
简单来说，凡是既管钱袋子又管账本子的行为，都属于出纳兼任会计的不规范范畴。
小型企业是否可以兼任？有没有例外？
出纳兼任会计违法吗？对于这个问题，小型企业常常感到困惑。由于人员配置和成本的限制，许多小型企业确实难以做到出纳和会计的完全分离。
从严格的法律规范和内部控制角度来看，即使是小型企业，也不鼓励出纳和会计兼任。然而，在现实操作中，考虑到小型企业的实际情况，法律和政策通常会给予一定的“弹性空间”。
实际操作中的考量：
不强制性惩罚：对于小型企业因人员不足导致的出纳兼任会计，在没有发生舞弊、没有造成重大损失的情况下，税务机关或工商部门通常不会直接以“违法”为由进行处罚。但审计机构或会计师在出具报告时，会将其列为内部控制的“重大缺陷”。
风险依然存在：即使允许兼任，舞弊和差错的风险并不会因此消失。一旦出现问题，企业仍需承担相应责任。
替代性控制措施：在兼任不可避免的情况下，企业必须采取其他替代性控制措施来降低风险。
所以，并非“小型企业就可以随便兼任”，而是“小型企业在兼任时，需要承担更高的风险，并采取额外措施来弥补内部控制的不足”。
如果必须兼任，如何降低风险？
尽管不建议出纳兼任会计，但在实际操作中，如果企业规模过小、人员有限，确实无法做到完全分离，则必须采取以下替代性控制措施，最大限度地降低风险：
1. 强化授权审批程序
严格的资金审批权限：所有资金的收付，尤其是对外支付，必须有明确的授权审批流程，由不兼任出纳和会计的更高层管理者（如总经理、财务负责人）进行审核和批准。
双重签字制度：重要的资金支付（如大额现金支取、银行转账）应要求至少两名拥有不同权限的人员共同签字确认。
2. 定期盘点与核对
不定期的现金盘点：由非出纳、非会计人员（如企业负责人或指定人员）不定期地对库存现金进行突击盘点，并与账面余额进行核对。
银行对账单的独立核对：银行对账单应由不兼任出纳和会计的第三方人员（如企业负责人或授权人员）直接从银行获取，并与账簿记录进行独立核对，核对完毕后由其签字确认。
固定资产、存货的盘点：定期（至少每年一次）由非会计人员组织对固定资产和存货进行实物盘点，并与账面记录核对，确保账实相符。
3. 建立外部监督机制
引入外部审计：定期（即使未到强制审计要求）委托专业的会计师事务所进行审计，能够发现潜在的财务漏洞和内控缺陷。审计报告的意见是企业改进的重要依据。
借助税务顾问或代理记账公司：虽然代理记账公司负责记账报税，但如果能与一家专业的公司合作，他们在提供服务的同时，也能对企业内部的财务流程提出建议，起到一定的监督作用。
4. 明确责任界限
签订责任书：与兼任人员签订明确的岗位职责说明和责任书，清晰界定其各项工作的职责范围、权限以及可能承担的法律责任。
定期述职与汇报：要求兼任人员定期向企业负责人汇报资金收支情况、财务报表编制情况，并对异常情况进行解释。
5. 实施信息系统控制
使用专业财务软件：利用财务软件的权限管理功能，限制不同用户对不同模块的操作权限。例如，出纳只拥有收付模块的权限，会计只拥有记账、报表模块的权限，但如果一个人兼任，此条则难以实现。
数据备份与追溯：定期备份财务数据，并确保所有操作都有详细的日志记录，以便追溯和审计。
违反规定的后果是什么？
出纳兼任会计违法吗？如果企业长期违反不相容职务分离原则，且未采取有效补救措施，一旦出现问题，可能面临以下后果：
1. 经济损失
资金被侵占：这是最直接的损失，员工舞弊行为可能导致公司资金被大量挪用或侵占。
错误造成的损失：财务差错可能导致错误的决策，或造成不必要的税务支出、罚款等。
2. 法律风险与行政处罚
《会计法》等规定的行政处罚：虽然《会计法》没有直接对“出纳兼任会计”设定罚则，但如果因此导致财务报告失真、虚假，或触犯其他法律法规（如偷税漏税），则可能依据《会计法》、《税收征收管理法》等法律法规，对企业及其负责人处以罚款、通报批评等行政处罚。
刑事责任：若舞弊行为构成职务侵占、挪用资金、贪污等罪行，相关责任人将承担刑事责任。
3. 企业信誉受损
市场评价降低：若企业内部控制缺陷被公开，将严重影响投资者、合作伙伴、银行等对企业的信任度，甚至影响融资能力和市场拓展。
员工士气受挫：内部出现舞弊事件，会打击员工士气，影响企业文化和凝聚力。
4. 内部控制体系崩溃
职责分离是内部控制的基石。一旦这一原则被破坏，整个内部控制体系将变得脆弱，其他控制措施的效果也会大打折扣。
总结
综上所述，关于“出纳兼任会计违法吗”的问题，答案是：从严格意义上讲，这不符合《会计法》强调的不相容职务分离原则，也与《企业内部控制基本规范》的要求相悖。虽然法律没有直接规定“兼任即违法并罚款”，但其所带来的巨大舞弊和差错风险，以及由此可能导致的经济损失、法律责任和信誉受损，使得这种做法是企业应当极力避免的。
对于小型企业而言，即使客观条件限制无法做到完全分离，也必须高度重视这一风险，并采取一系列替代性控制措施（如加强审批、定期核查、引入外部监督等），以最大限度地降低风险，保障企业资产安全和财务健康。
确保财务职责的清晰划分，是企业健康、可持续发展的基石。
