贸易公司进项发票与销项发票：核心概念与使用概述
对于贸易公司而言，增值税进项发票和销项发票是日常经营中最为核心的票据，它们的正确理解和规范使用直接关系到企业的税务成本、合规性以及利润空间。增值税作为我国第一大税种，其链条式征收的特点，使得进项税额的抵扣成为企业税务管理的关键。本文将围绕“贸易公司进项发票跟销项发票怎么用”这一关键问题，为您提供详细、具体的解答，帮助贸易公司高效管理税务，规避风险。
一、什么是进项发票？贸易公司如何“进”？
1. 进项发票的定义与作用
进项发票，通常指增值税专用发票（或海关进口增值税专用缴款书、农产品销售发票等），是纳税人（贸易公司）购进货物、劳务、服务、无形资产或不动产时，由销售方开具的，用于证明其已支付增值税的合法凭证。对于贸易公司而言，进项发票的核心作用在于抵扣销项税额，从而降低实际应缴纳的增值税。
2. 贸易公司进项发票的常见来源
采购货物： 从上游供应商处购入用于销售的商品。这是贸易公司最主要的进项来源。 运输费用： 为采购或销售货物支付的运费，如果取得的是增值税专用发票，可以按规定抵扣。 仓储费用： 货物存储发生的费用，如租赁仓库、支付仓储服务费等。 其他相关服务： 如检测费、加工费（委托加工）、代理费、装卸费等，只要是与销售商品直接相关的服务，且取得专用发票。 固定资产采购： 如办公设备、车辆等，用于企业经营活动的固定资产，其进项税额符合条件的可以抵扣。 无形资产采购： 如软件、专利权等，用于公司经营。3. 进项发票抵扣的基本原则
“三流一致”原则： 这是税务机关判断业务真实性、合法性的重要依据。它要求：
货物或服务流（业务流）： 实际发生了货物采购或服务提供。 资金流： 货款或服务费通过银行等合规方式从购买方账户支付给销售方账户。 发票流： 销售方开具的增值税专用发票与实际业务和资金流相符。任何一流不符，都可能导致进项税额无法抵扣，甚至面临虚开发票的风险。
二、什么是销项发票？贸易公司如何“出”？
1. 销项发票的定义与作用
销项发票，通常指增值税专用发票或普通发票，是贸易公司销售货物、提供劳务、服务、转让无形资产或不动产时，向购买方开具的，用于证明其已收取增值税的合法凭证。销项发票所反映的销项税额，是贸易公司应向国家缴纳增值税的基础。
2. 贸易公司销项发票的常见场景
销售货物： 将购入的商品销售给下游客户，是最主要的销项来源。 附带服务： 在销售货物过程中，提供的一些与销售相关的服务，如安装调试、送货上门等，如果这些服务与货物捆绑销售且未单独计价，通常也计入销售额并开具发票。 视同销售： 某些特定情况，虽然没有实际收取货款，但税务上视同销售，也需要计算销项税额，例如将自产、委托加工或购进的货物无偿赠送他人，或用于职工福利、个人消费等。3. 销项发票开具的规范
贸易公司在开具销项发票时，必须遵循以下原则：
真实性： 发票内容必须与实际发生的经济业务一致，不得虚开、代开。 及时性： 在纳税义务发生时（通常是收讫销售款或取得索取销售款凭据的当天），按规定开具。 完整性与准确性： 发票抬头、税号、商品名称、数量、单价、金额、税率、税额、开票日期、开票方信息等必须完整准确，不得涂改。商品编码必须规范选择。 发票种类选择： 根据购买方的需求和自身身份选择。对一般纳税人，通常开具增值税专用发票；对小规模纳税人、消费者个人等，一般开具增值税普通发票，普通发票不具备抵扣功能。三、贸易公司进项发票与销项发票的“怎么用”：抵扣、申报与税负计算
理解了进项和销项发票的各自含义后，核心问题在于它们如何协同作用，最终影响公司的增值税税负。
1. 增值税的计算原理：环环相扣的抵扣链条
增值税的基本计算公式为：
应纳增值税额 = 当期销项税额 - 当期准予抵扣的进项税额
其中：
销项税额： 是贸易公司销售货物（或提供服务）时，按销售额和适用税率计算出的税额。 进项税额： 是贸易公司购进货物（或接受服务）时，按采购额和适用税率支付的税额，且符合抵扣条件。对于贸易公司而言，其赚取的利润主要是买卖差价，而增值税正是对这一“增值”部分征收的。进项税额的抵扣机制，确保了公司只对其自身的增值部分纳税，避免了重复征税。
2. 进项发票的具体使用流程（抵扣环节）
取得发票： 从供应商处取得合规的增值税专用发票（纸质或电子版）。 票面核对： 收到发票后，应立即核对发票信息是否完整、准确，包括购买方（本公司）与销售方信息、商品名称、数量、单价、金额、税率、税额等，确保与实际业务、合同、付款凭证一致。 发票认证/勾选确认： 传统认证： 早期通过税务Ukey或税控盘将专用发票信息录入税务系统进行认证。 勾选确认： 目前主流方式。一般纳税人通过电子税务局或增值税发票综合服务平台，对供应商开具的专用发票进行网上勾选确认，确认抵扣。这一步是确保进项发票可以抵扣的关键。请注意，增值税专用发票一般有180天的认证/勾选期限（部分特定行业和政策可能延长），逾期则不能抵扣。 申报抵扣： 在每月或每季的增值税纳税申报期内，将已认证/勾选的进项税额填入增值税纳税申报表（主表附表二），作为当期可抵扣的进项税额。3. 销项发票的具体使用流程（开具与申报环节）
销售发生： 与客户完成货物销售交易，且纳税义务发生。 开具发票： 根据客户需求，通过增值税发票管理系统开具增值税专用发票或普通发票。发票开具后，应及时将发票联和抵扣联（专用发票）交付给购买方。 数据上传： 开具的发票数据会自动上传至税务系统。 申报缴纳： 在纳税申报期内，将当期已开具的销项发票汇总数据填入增值税纳税申报表（主表附表一），计算出当期应纳销项税额。然后，再用这个销项税额减去当期可抵扣的进项税额，最终计算出应补缴或可结转下期抵扣的税额。如果应纳税额为正数，则需及时向税务机关缴纳；如果为负数（销项小于进项），则形成留抵税额。 举例说明：某贸易公司本月销售货物取得销售额100万元，适用税率13%，开具销项发票，销项税额为 100万元 * 13% = 13万元。 本月采购货物取得成本80万元，适用税率13%，取得并认证/勾选进项发票，进项税额为 80万元 * 13% = 10.4万元。 则本月应纳增值税额 = 销项税额 - 进项税额 = 13万元 - 10.4万元 = 2.6万元。
四、常见疑问与特殊情况处理
1. 进项发票不能抵扣的情况
并非所有取得的进项发票都能抵扣，贸易公司应特别注意以下常见不可抵扣情形：
用于非增值税应税项目：例如，企业将购进货物用于直接提供非增值税应税服务（如金融服务、免税的教育服务等）。 用于免征增值税项目：例如，贸易公司购进的农产品用于直接销售（若符合免税条件）。 用于集体福利或个人消费：例如，为员工购买的节日礼品、公司内部食堂采购的食材等。 购进的贷款服务、餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务：这些服务即便取得专用发票，其进项税额也通常不能抵扣。 取得的增值税普通发票：除特定政策允许抵扣（如农产品采购凭证、通行费电子发票等）外，普通发票不具备抵扣功能。 未按规定认证或勾选的增值税专用发票：超过规定时限（通常180天）未认证/勾选的专用发票，将丧失抵扣权。 不符合“三流一致”原则，业务不真实的虚假发票：这类发票一旦被税务机关发现，不仅不能抵扣，还可能面临罚款甚至刑事责任。2. 留抵税额与退税
当期可抵扣的进项税额大于当期销项税额时，会出现“期末留抵税额”。这部分税额可以结转到下期继续抵扣。如果企业持续存在大量留抵税额，资金压力会较大。
为了优化营商环境，国家出台了增值税留抵退税政策。符合条件的特定行业或满足一定条件的增值税一般纳税人，可以申请办理留抵退税，将部分或全部留抵税额退还给企业，缓解资金压力。
3. 进项税额转出
如果已抵扣的进项税额，后续发现用于了不可抵扣的项目，则需要进行进项税额转出，冲减已抵扣的税额。例如：
一批用于销售的货物，其进项税额已抵扣，但后来改变用途，一部分用于赠送员工（集体福利）。 购进的固定资产，部分用于免税项目。在这种情况下，企业需按照规定计算出对应的进项税额，并在申报时进行进项税额转出处理。
五、贸易公司进销项发票管理的风险与合规建议
规范管理进销项发票对贸易公司至关重要，以下是几点合规建议：
严把发票真实性关： 务必确保取得的进项发票是真实、合法的，业务真实发生，资金真实支付，并且“三流一致”。警惕虚开发票的诱惑和风险，一旦涉入，后果严重。对供应商资质进行核查，对大额交易的发票尤其要谨慎。 及时认证/勾选： 在规定时限内完成进项发票的认证或勾选确认，避免因逾期而丧失抵扣权，增加不必要的税负。建立发票管理台账，定期核对和处理。 会计核算规范： 准确、及时、完整地记录每笔业务的发生，做到账证相符（账簿与凭证一致）、账实相符（账面记录与实物一致）、账票相符（账面记录与发票一致）。这是税务稽查的重点。 建立内部控制制度： 制定完善的发票管理制度和流程，明确采购、销售、财务各环节的职责，加强发票的取得、开具、审核、保管、申报等全过程的内部控制，减少人为失误和舞弊风险。 关注政策变化： 增值税政策时有调整，如税率调整、抵扣范围变化、留抵退税政策等。企业应安排专人或借助专业力量，及时了解最新法规，确保税务处理的合规性。 善用电子发票： 随着全面数字化电子发票的推行，电子发票的收取、查验、归档和抵扣将更加便捷，贸易公司应积极适应并利用这一趋势，提高发票管理效率。六、总结
贸易公司对进项发票和销项发票的理解和运用，是其税务管理的核心环节。正确理解进销项税额的抵扣机制，规范开具和取得发票，按时申报，并加强风险控制，不仅能有效降低企业的税负，更能确保企业的税务合规性，避免潜在的法律风险。通过建立健全的发票管理体系，贸易公司可以更好地优化资金流，提升经营效益，为公司的长远发展奠定坚实基础。