随着国家税务信息化建设的深入推进，电子发票已成为企业日常经营中不可或缺的一部分。其中，普通发票的电子版因其便捷、高效、环保的特点，广受纳税人青睐。然而，对于许多初次接触或不熟悉操作的企业财务人员及个体工商户来说，“普通发票怎么开电子版”仍是一个常见疑问。本文将为您提供一份详尽的指南，手把手教您如何开具、获取并管理电子普通发票，助您轻松驾驭电子化票据时代。
什么是电子普通发票？它与纸质发票有何不同？
在深入探讨开具方法之前，我们首先需要理解电子普通发票的基本概念。
电子普通发票的定义
电子普通发票是税务机关认可的，通过增值税发票管理系统开具的，以电子数据形式存在、传输的普通发票。它与纸质发票具有同等法律效力，是商品交易、提供服务等经营活动的会计核算原始凭证。
电子普通发票与纸质普通发票的区别
介质不同： 纸质发票以纸张为载体，电子发票以数据电文为载体。 开具和交付方式不同： 纸质发票需打印并邮寄或当面交付；电子发票则通过互联网开具，通过邮件、短信、平台下载等方式交付给受票方。 保管和查验方式不同： 纸质发票需物理保管，查验真伪需对照纸质信息；电子发票则以电子文件形式保存，可通过官方平台在线查验。 成本和效率： 电子发票无需纸张、印刷、邮寄成本，开具和交付效率更高，也更环保。
官方渠道与详细步骤：普通发票电子版怎么开？
目前，开具电子普通发票主要通过以下几种官方认可的渠道。选择哪种方式，取决于企业的实际情况和现有设备。
途径一：金税盘/税控UKey开票软件（推荐企业使用）
这是目前大多数增值税纳税人开具发票的传统且主流的方式。
适用对象： 一般纳税人和小规模纳税人，需已在税务局完成税控设备（金税盘或税控UKey）发行并安装开票软件。
操作步骤：
登录开票软件： 将金税盘或税控UKey插入电脑，打开增值税发票开票软件（如航天信息、百旺金赋等），输入登录密码。 选择发票种类： 在菜单栏选择“发票管理” -> “发票填开” -> “增值税普通发票”。系统会提示您选择“普通发票（电子）”。 填写购货方信息： 购方名称： 必填项，可以是企业名称、机关事业团体名称或个人姓名。 购方税号： 如果购方是企业、机关事业团体等，需填写其统一社会信用代码；如果购方是个人，则无需填写。 购方地址电话： 可选填，但建议填写，有助于对方识别和归档。 购方开户行及账号： 可选填。 受票方电子邮箱/手机号码： 这是关键！ 必须准确填写购货方的电子邮箱地址或手机号码，以便系统开具成功后将电子发票发送给对方。 填写销售方信息： 软件会自动读取您企业的基本信息，确认无误。 填写商品/服务信息： 商品名称： 准确填写所销售的商品或提供的服务名称。 税收分类编码： 非常重要！ 必须选择对应的税收分类编码，这是电子发票数据规范化的要求，影响税率及开票内容准确性。如果选择错误可能导致税务风险。 单位、数量、单价、金额： 根据实际交易情况填写。 税率： 软件会根据商品编码自动带出适用税率，请核对。 确认并开具： 仔细核对所有填写信息，包括购销双方信息、商品服务明细、金额税额、受票方接收方式等。确认无误后，点击“开具”按钮。软件会提示您进行数字证书（金税盘/UKey）的密码验证。 发送与保存： 开具成功后，系统会提示已将电子发票发送至购货方指定的电子邮箱或手机。您可以选择将发票文件保存到本地，以便备份或后续管理。途径二：增值税发票综合服务平台（国家税务总局）
国家税务总局推出的增值税发票综合服务平台，部分地区和部分纳税人可以通过此平台在线开具电子发票，无需额外安装开票软件。
适用对象： 主要适用于通过电子税务局进行纳税申报的小规模纳税人，以及部分地区已试点通过此平台开具电子发票的企业。具体适用范围请咨询当地税务局。
操作步骤：
登录平台： 访问当地税务局官方网站或国家税务总局增值税发票综合服务平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/index.html），使用企业数字证书或税务UKey登录。 进入开票模块： 在平台页面中找到“发票管理”或“发票开具”相关模块。 选择发票类型： 选择“普通发票（电子）”或类似选项。 填写发票信息： 参照金税盘/税控UKey开票软件的填写要求，准确录入购销双方信息、商品服务信息、受票方电子邮箱/手机号码等。 提交开具： 核对无误后，提交开具申请。系统会进行验证并完成开具。 发送与下载： 平台会自动将电子发票发送给受票方，同时您也可以在平台下载已开具的发票文件。 温馨提示： 各地区电子税务局或综合服务平台的具体功能和操作界面可能略有差异，请以当地税务局的实际系统为准。途径三：第三方财税服务平台/ERP系统集成
部分企业会使用第三方的财税软件（如金蝶、用友、浪潮等）或自行开发的ERP系统。这些系统通常会与税务系统进行接口集成，可以直接在企业内部系统中完成电子发票的开具。
适用对象： 对账务管理有更高集成度需求的企业。
操作步骤：
在企业内部系统录入订单/销售信息： 在您的ERP、财务软件中录入完整的销售订单或服务信息。 选择开具发票： 在系统内找到“发票管理”或“销售出库”等模块，选择需要开具发票的交易。 核对并确认： 系统会自动带出购销方信息、商品明细、金额税额等，核对无误后选择“开具电子发票”。 系统自动对接： 内部系统通过接口与税务系统（或税控服务商）进行数据交互，完成电子发票的生成与上传。 获取发票： 购货方通过预留的邮箱或手机号接收，销售方可在内部系统或指定平台下载。 优势： 高度自动化，减少重复录入，提高效率，降低错误率。但需要前期投入进行系统集成和维护。
开具电子普通发票，需要准备哪些信息？
无论是哪种开票途径，开具电子普通发票都需要提供以下关键信息：
销售方（开票方）所需信息
纳税人识别号（税号）： 企业的唯一税务身份标识。 企业名称： 营业执照上的全称。 地址、电话： 企业注册地址和联系电话。 开户行及账号： 企业的基本存款账户信息。 提示： 这些信息通常会通过税控设备自动导入，开票时只需核对。购买方（受票方）所需信息
名称： 购货方全称（如果是企业或机关事业团体），或个人姓名。 纳税人识别号： 如果购货方是企业、机关事业团体等，需提供其统一社会信用代码；如果是个人，则无需填写。 电子邮箱或手机号码： 非常关键！ 这是接收电子发票的主要途径。请务必准确获取并录入。 地址、电话、开户行及账号： 选填项，根据购货方要求和交易性质决定是否填写。
电子普通发票开具后，如何获取与查验真伪？
发票开具成功后，购买方如何获取电子发票，又如何查验其真伪呢？
购买方如何获取电子发票？
电子邮件接收： 大多数情况下，开票系统会将电子发票文件（通常为OFD格式，或PDF格式）发送到您预留的电子邮箱。请注意查收邮件，包括垃圾邮件箱。 短信链接下载： 部分开票方会通过短信发送一个下载链接给您。点击链接即可下载电子发票。 开票方平台下载： 如果是通过第三方财税服务平台开具的，开票方可能会提供一个查询下载入口，您可以通过订单号或手机号进行查询下载。 扫码获取： 部分商户会在支付成功页面或收银小票上提供一个二维码，扫码即可直接获取电子发票。电子发票真伪查验方法
为确保发票的合规性和真实性，收到电子发票后，强烈建议您进行查验：
国家税务总局全国增值税发票查验平台：这是最官方、最权威的查验渠道。 网址： https://inv-veri.chinatax.gov.cn 步骤： 访问网站，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）和验证码，点击“查验”即可显示发票的详细信息，与您收到的电子发票进行核对。
各地电子税务局/手机App查验： 部分地区电子税务局或税务App也提供发票查验功能，操作类似。
电子普通发票常见问题解答（FAQ）
Q1：电子普通发票与纸质普通发票在用途上有什么区别吗？
A1： 在法律效力和用途上，两者没有任何区别。电子普通发票同样可以用于报销、记账、作为税务凭证等。主要的区别在于其载体和交付方式。
Q2：电子普通发票开错了怎么办？如何冲红？
A2： 电子普通发票开错后，处理方式与纸质发票类似，主要有两种： 作废： 如果开具的电子发票尚未交付给购货方，或者尚未用于办理涉税事宜，且开票当月发现错误，可以直接在开票软件中选择“作废”该发票。 红字发票： 如果电子发票已经交付购货方，或者已经跨月，则不能直接作废。需要按照规定开具一张“红字电子普通发票”进行冲销。具体流程通常是先由购货方在国家税务总局全国增值税发票查验平台填报《开具红字增值税发票信息表》，开票方获取信息表后，再在开票软件中按照信息表内容开具红字发票。
Q3：个人开具电子普通发票可以吗？
A3： 通常情况下，个人不能直接开具电子普通发票。发票开具的主体必须是经过税务登记的单位或个体工商户。如果个人需要开具发票（如提供劳务），一般需要到税务机关进行“代开”手续，由税务机关代为开具纸质或电子普通发票。
Q4：收到电子发票后需要打印吗？
A4： 从税务合规性角度看，电子发票无需打印，其电子文件本身就是合法的原始凭证。但为了内部管理、报销流程或个人习惯，您可以选择打印出来作为物理存档或方便使用。重要的是确保电子文件妥善保管。
Q5：如何归档和管理电子发票？
A5： 电子发票的归档和管理非常重要： 电子文件存储： 将收到的OFD/PDF格式电子发票文件分类保存到电脑或云盘中，建议按年份、月份或供应商进行命名和文件夹管理。 财务软件集成： 建议将电子发票导入到企业的财务软件或ERP系统中，实现自动化记账和管理。 备份： 定期对电子发票文件进行备份，以防数据丢失。 查验： 建议定期或在报销入账前对发票进行查验，确保其真实性。
总结
“普通发票怎么开电子版”不再是一个难题。通过金税盘/税控UKey开票软件、增值税发票综合服务平台或集成第三方系统，企业可以高效便捷地开具电子普通发票。对于受票方而言，通过邮件、短信或平台下载获取，并通过官方查验平台验证真伪，确保了交易的透明与合规。
拥抱电子发票，不仅是响应国家税务改革的号召，更是提升企业管理效率、降低运营成本、推动绿色办公的重要一步。掌握了这些方法，您将能够更从容地应对电子化票据时代带来的挑战与机遇。
