在企业日常运营中，员工为公司垫付的各类费用是常见的财务现象。这些支出需要通过规范的“报销单”流程，才能获得公司的认可并最终进行核销或支付。理解公司有哪些支出需要做报销单，不仅有助于员工清晰掌握报销范围和要求，更是企业财务管理合规性、效率性和透明度的重要体现。本文将为您详细解读企业常见的需报销支出类型，并提供报销流程中的关键注意事项。
公司需要报销的主要支出类型
以下是公司运营中，员工或个体经营者为公司垫付，并需通过报销单进行结算的常见支出类别：
1. 差旅与住宿费
这是最常见也最容易理解的报销项目。当员工因公外出，产生的一切合理费用都属于此范畴。
交通费： 机票/火车票/汽车票： 国内外出差的往返交通费用，需提供真实的票据。 市内交通费： 出差期间的打车费、地铁费、公交费等，需提供相关票据（如出租车发票、网约车行程单、公共交通充值凭证等）。 过路费/停车费： 若使用私家车进行公务活动，产生的过路费、停车费等。 住宿费： 酒店/宾馆住宿费： 出差期间在目的地产生的住宿费用，需提供酒店开具的增值税发票。 出差补助： 部分公司会根据出差天数给予员工一定的出差补助，用于餐费、通讯费等零星开销，这部分通常按公司标准直接发放，但有时也需通过报销单体现。 餐饮费： 出差期间个人用餐，或因公务接待客户的餐饮费用，通常有额度限制，并需提供发票。2. 业务招待与商务礼品费
为拓展业务、维护客户关系而产生的费用，是企业运营中不可或缺的一部分。
商务宴请费： 招待客户、合作伙伴或潜在客户的用餐费用，报销时通常需注明招待对象、事由及参与人员名单。 商务活动茶歇费： 组织商务会议、研讨会等活动时，为参会人员提供的茶点、咖啡等费用。 礼品赠送费： 赠送给客户、合作伙伴的商务礼品费用，需注明赠送对象及事由。3. 办公与运营物资采购费
日常办公所需的各类物资，有时由员工先行垫付。
办公用品采购： 笔、纸、墨盒、文件夹、U盘等各类办公文具或小型耗材的采购费用。 固定资产零星采购： 例如购买小型打印机、键盘、鼠标等办公设备（金额未达到公司固定资产入账标准的）。 清洁与生活用品： 办公室清洁用品、茶水间用品（咖啡、茶叶、饮用水等）的采购费用。 日常维护维修费： 如办公室水管维修、电器小故障修理等紧急或小额的维修费用。4. 通讯与IT相关费用
员工因工作需要产生的通讯或IT相关费用，部分公司会给予报销或补贴。
手机话费补贴： 员工因工作需要产生的超出个人套餐的话费，或公司给予的固定话费补贴。 网络费用： 例如出差期间为满足工作需求临时购买的流量包，或在特定情况下员工在家办公产生的网络费用。 软件或订阅服务费： 为完成某项工作任务，员工个人先行购买的小额软件工具、在线服务订阅费等。5. 培训与专业发展费用
为提升员工专业技能和知识而产生的费用。
培训课程/讲座费： 参加行业研讨会、专业技能培训课程的报名费。 行业认证/考试费： 与工作相关的专业资格认证考试费用。 书籍资料费： 购买与工作相关、用于学习和提升的专业书籍、期刊或资料。6. 交通与车辆使用费（非差旅）
在日常工作地，因公务产生的交通或车辆相关费用。
市内交通费： 拜访客户、外出办事等产生的打车、公交、地铁费用。 燃油费/过路费/停车费： 若员工使用自有车辆进行公务活动，公司会根据实际发生或按公司规定进行燃油、过路费、停车费的报销或补贴。 车辆维保费： 部分公司对于员工用于公务的私家车，可能会报销一定额度的保养或维修费用（需符合公司政策）。7. 其他零星业务支出
一些不属于上述主要类别的，但确实为公司业务发展所需的小额支出。
邮寄快递费： 寄送文件、样品、产品等产生的快递费用。 银行手续费： 因公司业务需要，员工在银行办理业务时产生的少量手续费。 临时劳务费： 经公司批准，为某项任务临时雇佣的零星劳务支出。报销单填写的关键原则与注意事项
了解公司有哪些支出需要做报销单后，更重要的是掌握规范的报销流程和注意事项，确保报销顺利且符合财务制度。
1. 合规性与真实性
所有报销的支出都必须是真实发生的、与公司业务相关的、合理的，并符合国家相关法律法规以及公司内部的财务制度。
业务相关性： 每笔支出都应有明确的业务目的，并能解释其与公司经营活动的关联性。 真实性： 提供真实有效的原始票据，严禁虚报、伪造。2. 公司政策与审批流程
熟悉公司报销制度： 每家公司对报销范围、标准、审批权限、报销时限等都有明确规定，员工应事先了解并严格遵守。例如，差旅标准、餐费限额、哪些项目需要提前申请等。 遵循审批流程： 报销单需按公司规定的流程获得相应层级的领导审批，未经审批的支出通常无法报销。3. 原始票据与凭证
完整票据： 报销时必须提供真实、合法、完整的原始票据，如增值税发票、定额发票、机票行程单、火车票、出租车发票、住宿发票等。 票据要素齐全： 票据抬头应为公司名称（或按公司规定填写），金额、日期、品名、数量等信息清晰完整，并加盖销售方发票专用章。 备注说明： 对于特殊或不易理解的支出，应在报销单或附件中详细注明用途、事由、时间、地点、经办人、受益人等信息。例如，商务宴请需列明招待对象和目的。4. 及时性
按时提交： 大部分公司会规定报销单的提交周期（如月结、周结），员工应在规定时间内提交报销申请，以免影响资金周转或财务核算。5. 电子化报销趋势
随着科技发展，越来越多的公司采用电子化报销系统。员工可以通过手机App或网页端提交报销申请，上传票据照片，实现无纸化审批，大大提高了效率。即使是电子发票，也需要按照系统要求进行归集和上传。总之，无论是哪种类型的支出，只要是员工为公司垫付且符合公司报销政策的，都应通过规范的报销单流程进行处理。这不仅保障了员工的合法权益，更是维护企业财务健康和合规运营的重要基石。作为员工，清晰了解并严格遵守公司的报销制度，是职业素养的重要体现；作为企业，建立一套清晰、高效、透明的报销管理体系，则是现代企业管理不可或缺的一环。
