在企业日常运营中，员工因业务需要垫付各项费用后，通常会提交报销单据，公司审核通过后会予以报销。为了准确核算企业的成本费用和负债，并在财务报表中恰当反映这些经济活动，会计人员需要对这些报销费用进行计提。本篇文章将围绕“计提员工报销费用会计分录怎么写”这一核心关键词，为您提供详细的会计处理方法、相关注意事项及实务操作指南。
一、什么是“计提员工报销费用”？
“计提员工报销费用”是指企业根据权责发生制原则，在员工报销单据审核通过后，尽管尚未实际支付现金给员工，但已经确认企业因员工垫付费用而产生的未来支付义务（负债）和当期应承担的费用。通过计提，可以将费用归属到其发生的会计期间，使财务报表更准确地反映企业的经营成果和财务状况。
权责发生制原则：是指企业在会计核算时，收入和费用的确认不是以现金的收付为标志，而是以其经济业务的实质是否已经发生，即权利是否已经实现或义务是否已经发生为基础。
二、计提员工报销费用的会计分录怎么写？
计提员工报销费用通常涉及两个阶段的会计处理：计提（确认负债与费用）和支付（解除负债）。
1. 计提阶段的会计分录
当员工的报销单据经过审核批准后，会计人员需要确认这笔费用以及企业对员工的应付款项。
核心会计分录如下：
借：相关费用科目 (根据费用性质和发生部门确定) 管理费用 (如：办公费、差旅费、业务招待费、车辆费、福利费等行政管理部门发生的费用) 销售费用 (如：销售部门的差旅费、业务招待费、广告宣传费等) 研发费用 (如：研发人员的差旅费、研发材料费等) 制造费用 (如：生产车间人员的差旅费、办公用品费等，最终计入产品成本) 财务费用 (如：银行手续费、利息支出等，但员工报销中较少见直接计入此科目) 贷：其他应付款—员工报销款或
贷：应付账款—员工报销款 (若企业将员工报销视为一种应付供应商的款项，但“其他应付款”更为常用和准确)分录解析：
借方：确认了企业因员工报销而发生的各项费用，这些费用将最终影响企业的利润。具体选择哪个费用科目，需要根据报销费用的实际用途和发生部门来判断，这是会计核算的关键一步。 贷方：确认了企业对员工的应付未付的款项，这构成了一项负债，表明企业有义务在未来向员工支付这笔款项。使用“其他应付款”科目，可以清晰地反映这笔款项的性质是企业对员工的报销款。2. 支付阶段的会计分录
当企业实际将报销款项支付给员工时，需要冲销之前确认的负债，并减少企业的现金或银行存款。
核心会计分录如下：
借：其他应付款—员工报销款 贷：银行存款 (通过银行转账支付) 贷：库存现金 (通过现金支付，现在较少使用，且有金额限制)分录解析：
借方：冲销了在计提阶段确认的对员工的应付负债，表示企业已经履行了支付义务。 贷方：反映了企业现金或银行存款的减少。三、实务案例演示
案例一：销售人员差旅费报销
某公司销售人员小王出差，垫付交通费、住宿费共计2,000元，餐饮费800元（其中业务招待费性质500元）。经审核批准报销。
1. 计提时：会计分录：
借：销售费用—差旅费 2,300元 (2000+300) 借：销售费用—业务招待费 500元 贷：其他应付款—员工报销款 2,800元说明：根据费用性质，差旅费和业务招待费均归属于销售费用。餐饮费中，一部分可能属于差旅期间的餐补或普通餐费（计入差旅费），另一部分明确为业务招待用途（计入业务招待费）。此处假设800元餐饮费中300元为差旅餐费，500元为业务招待费。
2. 支付时（假设通过银行转账）：会计分录：
借：其他应付款—员工报销款 2,800元 贷：银行存款 2,800元案例二：行政人员购买办公用品
某公司行政人员小李购买办公用品垫付300元，取得增值税普通发票，经审核批准报销。
1. 计提时：会计分录：
借：管理费用—办公费 300元 贷：其他应付款—员工报销款 300元 2. 支付时（假设通过现金支付）：会计分录：
借：其他应付款—员工报销款 300元 贷：库存现金 300元四、计提员工报销费用时的重要注意事项
1. 费用所属期间的准确性
根据权责发生制，费用应计入其发生的会计期间，而非支付的会计期间。例如，员工在1月份发生的费用，即使在2月份才报销和支付，也应在1月份进行计提，以确保1月份的财务报表准确。
2. 报销单据的合规性与完整性
真实性：确保报销事项真实发生，有合理的业务背景。 合法性：取得合规的发票或收据，是税务申报和费用列支的依据。对于增值税专用发票，还需要考虑进项税额的抵扣问题（若企业为一般纳税人且符合抵扣条件）。 完整性：报销单据应要素齐全，包括报销事由、发生日期、金额、附件（发票、合同等）、审批人签字等。3. 不同费用性质的科目选择
正确区分费用性质，将其归集到相应的成本费用科目（如管理费用、销售费用、研发费用等）至关重要。这直接影响到企业的成本构成、利润计算以及后续的税务申报。
4. 内部审批流程的规范化
建立完善的员工报销制度和审批流程，明确报销权限、审批层级和时间要求。这不仅是内部控制的需要，也能确保报销费用的合理性和合规性。
5. “其他应付款”与“应付职工薪酬”的区别
员工报销款通常通过“其他应付款”科目核算，因为它本质上是企业因员工垫付而产生的对第三方的债务（尽管是员工）。而“应付职工薪酬”主要核算企业应支付给员工的工资、奖金、津贴、福利等劳动报酬，两者性质不同，不宜混淆。
6. 预借备用金的处理
如果员工是预借了备用金去出差或采购，那么在报销时，会计处理会有所不同。此时不再是“计提”负债，而是冲销“其他应收款—备用金”。
预借时：借：其他应收款—备用金贷：银行存款/库存现金 报销时（假设报销金额与备用金相等）：借：相关费用科目贷：其他应收款—备用金 报销金额小于备用金，退回多余款项：借：相关费用科目贷：其他应收款—备用金借：银行存款/库存现金贷：其他应收款—备用金 报销金额大于备用金，补付差额：借：相关费用科目贷：其他应收款—备用金贷：银行存款/库存现金五、总结
准确理解和执行“计提员工报销费用”的会计分录是企业财务管理中的基础工作。通过本文的详细解析，我们了解到其核心在于确认费用和对员工的负债，并根据费用性质选择正确的费用科目，通过“其他应付款—员工报销款”科目进行核算。同时，注重报销单据的合规性、内部审批流程的规范化以及与预借备用金的区别处理，是确保财务数据真实、准确、合法的关键。
希望这篇详细的文章能帮助您更好地理解和操作员工报销费用的会计处理。
