对于刚刚成立的新公司来说，如何合法、高效地办理和使用开票系统，是其正常运营和税务合规的关键一步。开票系统不仅仅是打印发票的工具，它更是企业税务管理、成本核算、收入确认的起点。本文将作为一份详尽的指南，帮助新公司全面了解和办理开票系统，解决从零到开票的全流程疑问。
新开的公司办理开票系统前的准备工作
在正式申请开票系统之前，新公司需要完成一系列的基础性准备，这些是办理开票系统的先决条件。
1. 完成公司注册与税务登记
营业执照： 确保已取得工商行政管理部门核发的营业执照。 税务登记： 在取得营业执照后30日内，向主管税务机关办理税务登记，领取税务登记证（现在多为“三证合一”后的营业执照替代）。 银行开户： 设立公司基本存款账户，用于资金往来和税务缴纳。2. 确定纳税人身份：一般纳税人或小规模纳税人
这是办理开票系统前最核心的决策之一，它直接影响您能开具的发票类型和税务处理方式。
小规模纳税人： 特点： 增值税征收率较低（通常为3%），会计核算相对简单，但不能抵扣进项税额，也不能开具增值税专用发票。 开票： 可自行开具增值税普通发票和增值税电子普通发票，如需开具增值税专用发票，需向税务机关申请代开。 适用对象： 年应税销售额未超过500万元的企业。 一般纳税人： 特点： 增值税税率较高（如6%、9%、13%），但可以抵扣进项税额，可自行开具增值税专用发票和普通发票。 开票： 可自行开具所有类型的增值税发票（专用、普通、电子等）。 适用对象： 年应税销售额超过500万元的企业，或年销售额未超过500万元但会计核算健全、能准确提供税务资料，并向税务机关申请认定的一般纳税人。重要提示： 对于新开的公司，如果预计未来业务量较大或需要向下游客户开具增值税专用发票（以便客户抵扣），建议直接申请认定为一般纳税人。小规模纳税人转为一般纳税人后，不能再转回小规模纳税人。
3. 配置财务人员与代理记账
开票系统的操作和日常税务申报都需要专业的财务知识。
自建财务团队： 如果公司规模较大，建议招聘专业的会计人员。 委托代理记账： 对于新开的小型公司，将记账报税业务委托给专业的代理记账公司是常见且经济的选择。他们通常会代为办理开票系统的申请和日常维护。新开的公司办理开票系统的核心流程与步骤
完成上述准备工作后，就可以进入正式的开票系统办理流程。
第一步：购置税控设备与开票软件
中国的增值税发票实行“以票管税”政策，必须通过特定的税控设备和开票软件进行开具。
税控设备： 主要有两种—— 金税盘： 由航天信息提供。 税控盘： 由百旺金赋提供。新公司需要根据税务机关的指定或自身的选择，向相应的服务商（如航天信息或百旺金赋）购买。这通常包括税控设备本身以及配套的开票软件服务费。
数字证书（USB Key）： 随税控设备一同提供，用于发票的电子签名，确保发票的法律效力。 开票软件： 安装在公司电脑上，通过连接税控设备，进行发票的开具、查询、作废等操作。办理地点： 通常在税务局指定的税控服务商门店或其官方渠道购买。购买时需携带营业执照、公章、法人身份证等资料。
第二步：向税务机关申请核定发票票种和购票限额
购买税控设备后，公司需要向主管税务机关提交申请，核定可以开具的发票种类、发票数量以及单张发票的最高开票限额。
所需资料（通常包括）： 《增值税发票票种核定申请表》 经办人身份证原件及复印件 金税盘/税控盘（已购） 税务登记证件（或三证合一后的营业执照） 公章 办理流程： 到主管税务机关办税服务厅（或电子税务局线上办理）提交申请。税务机关会根据公司的业务性质、经营规模、预计销售额等因素核定发票种类（如增值税专用发票、普通发票、电子普通发票等）和单次领购数量、单张发票最高开票限额。第三步：税控设备发行和开票软件初始化
税务机关核定票种后，需要对购买的税控设备进行发行，并对开票软件进行初始化设置。
办理地点： 通常在税务局的办税服务厅或由税控服务商协助完成。 主要内容： 税控设备发行： 将公司的税务信息写入金税盘/税控盘中，使其具备开票功能。 开票软件安装与初始化： 在公司电脑上安装税控设备的驱动程序和开票软件。首次登录软件，需要输入公司税号、设置初始密码、配置网络等。 数字证书导入： 确保数字证书（USB Key）能正常识别和使用。第四步：领购发票
完成设备发行和软件初始化后，新公司就可以首次领购发票了。
领购方式： 现场领购： 携带金税盘/税控盘、数字证书、经办人身份证、公章等资料到主管税务机关办税服务厅领取。 网上申领、邮寄送达： 部分地区已开通电子税务局网上申领发票，并通过邮政快递送达服务。 领购数量： 按照税务机关核定的领购数量领取，每次领购的数量有限制。第五步：开具发票与日常操作
领购到发票后，公司即可进行正常的开票业务。
发票开具： 登录开票软件，选择发票类型，录入购货方信息（名称、税号、开户行及账号等）、销货方信息、商品明细、金额、税率等，核对无误后，点击开具，并通过税控设备上传至税务局。 发票作废/冲红： 如果开票有误，可在规定时间内作废发票；若已跨月或已认证，则需开具红字发票进行冲销。 抄报税： 抄税： 每月增值税纳税申报期前，需通过开票软件将税控设备中已开具发票的数据上传至税务局。 报税： 抄税成功后，在纳税申报期内通过电子税务局或办税服务厅申报增值税。 清卡： 完成抄报税后，需进行清卡操作，清空税控设备中的已报税数据，为下个开票期做准备。重要提示： 开票软件的操作流程和服务商通常会提供培训。首次开票前务必进行学习和演练，确保操作正确。
新开的公司办理开票系统常见问题与注意事项
1. 办理开票系统需要多少费用？
税控设备费： 约200-400元（一次性费用）。 开票软件服务费： 每年约280-330元（部分地区首年免费，或在企业所得税汇算清缴时可全额抵减）。 数字证书费： 部分地区可能单独收取，或包含在服务费中。 发票工本费： 通常由税务机关免费提供，或收取少量印刷工本费。 代理记账费（若有）： 根据服务内容，每月几百元到上千元不等。2. 整个办理流程大概需要多长时间？
如果资料齐全且流程顺利，从购买税控设备到首次领购发票，通常需要1-2周时间。具体时间取决于税务机关的审批效率和税控服务商的配合速度。
3. 新公司没有业务，没有开票量怎么办？
即使没有业务或开票量，公司也需要按月（或按季）进行“零申报”，即向税务机关报告当期没有发生应税收入。税控设备也需要定期抄报税和清卡，否则可能会导致设备锁死，影响后续开票。
4. 能否委托代理记账公司全程代办？
可以。绝大多数新公司都会选择委托专业的代理记账公司来办理开票系统和日常的记账报税业务。代理记账公司对流程和政策更熟悉，可以大大节省公司的时间和精力。
5. 电子发票如何办理和开具？
电子发票的办理流程与纸质发票类似，同样需要通过金税盘/税控盘和开票软件开具。公司在申请核定发票票种时，可同时申请电子普通发票。开具电子发票后，通过邮箱、短信或下载链接等方式发送给购货方，无需打印纸质发票。
6. 开票系统使用中的注意事项？
及时抄报税： 务必在每月规定的申报期内完成抄税和报税，否则税控设备可能会被锁死。 数据备份： 定期备份开票软件数据，以防电脑故障导致数据丢失。 发票保管： 纸质发票需要妥善保管，电子发票也应规范存档。 发票限额： 密切关注发票的最高开票限额，如业务需求超出限额，需及时向税务机关申请提高。 防范虚开： 严禁虚开、代开发票，一旦发现将面临严厉处罚。 税控设备维护： 保证税控设备正常连接电脑，及时更新开票软件版本。7. 财务软件与开票系统的关系？
开票系统是专门用于开具发票的工具，而财务软件（如金蝶、用友等）则用于公司日常的账务处理、成本核算、报表生成等。两者相互配合，财务软件通常可以通过接口获取开票系统的数据，实现财务与税务数据的一体化管理，提高效率。
总结
新开的公司办理开票系统是一个系统性的工程，涉及多个部门和环节。从确定纳税人身份，到购置税控设备，再到申请票种、领购发票以及日常的开票、抄报税，每一步都至关重要。建议新公司在开始办理前，充分了解相关政策和流程，必要时寻求专业的代理记账公司或税务顾问的帮助，确保公司税务合规，为未来的发展奠定坚实基础。
通过本文的详细解答，相信您对“新开的公司怎么办理开票系统”已经有了清晰的认识，祝您的新公司开业大吉，财源广进！
