出纳做会计账违法：深度解析岗位职责与法律风险
在企业财务管理中，出纳和会计是两个至关重要但职责迥异的岗位。然而，在一些中小型企业或初创公司中，为了节省成本或因人员配置不足，常会出现出纳人员兼任部分甚至全部会计工作的现象。这不禁让人产生疑问：出纳做会计账违法吗？ 本文将深入探讨这一问题，从法律法规、岗位职责、风险防范等多个维度进行详细解析，帮助企业和财务人员规避潜在风险，实现合规运营。
为什么说出纳做会计账违法？法律法规的明确规定
“出纳做会计账”这一行为在中国的法律法规体系中，是明确被禁止的，并非空穴来风。其核心依据是财务管理中的“不相容职务分离原则”，旨在建立健全的内部控制，防止舞弊行为的发生。
《中华人民共和国会计法》的强制规定我国的《中华人民共和国会计法》是规范会计行为、保障会计信息真实性的基本法律。其中，针对出纳与会计岗位的职责分离有着明确的规定。
《中华人民共和国会计法》第三十七条规定：“会计机构负责人、会计主管人员的任职资格和岗位职责，由国务院财政部门规定。出纳人员不得兼任会计档案保管和债权债务账目的登记工作。”虽然该条款表面上仅提及“会计档案保管”和“债权债务账目的登记工作”，但其背后蕴含的正是“不相容职务分离”的核心理念。出纳的主要职责是管理现金和银行存款，而会计的工作则涉及账务处理、成本核算、报表编制等。如果出纳人员兼任了会计核算的核心工作（如登记总账、明细账、编制会计报表等），就意味着现金流动的实际操作者与账务记录者合二为一，极易形成内部控制的薄弱环节，为舞弊、贪污、挪用公款等行为提供便利。
因此，从更广义和更深层次的理解，出纳人员原则上不允许兼任任何会导致“钱、账、物”相互监督制约机制失效的会计岗位。做会计账，特别是涉及资产、负债、所有者权益和损益的全面核算和报表编制，与出纳职责是典型的“不相容职务”。
出纳与会计的职责分离原则：内部控制的基石
为了更好地理解出纳做会计账为何违法以及其深层原因，我们需要详细了解出纳与会计各自的核心职责，并认识到职责分离对于企业内部控制的重要性。
出纳人员的主要职责出纳，顾名思义，是“出”和“纳”的结合，主要负责企业货币资金的收付、保管和核算。其职责具体包括：
现金收付： 负责现金的收取和支付，确保现金流入和流出的合规性。 银行结算： 办理银行存款和取款业务，管理银行账户，核对银行对账单。 货币资金的保管： 负责库存现金的安全，确保账实相符。 原始凭证的审核： 对收付款项的原始凭证进行初步审核，确保手续齐全、内容真实。 登记现金日记账和银行存款日记账： 逐笔、序时登记，确保日清月结。 与会计人员核对： 定期与会计人员核对现金和银行存款余额，确保账账相符。 会计人员的主要职责会计人员的职责范围更为广泛，主要负责企业的经济业务核算、财务报告编制和财务管理等工作。其职责具体包括：
原始凭证的审核与整理： 对出纳及其他部门转来的原始凭证进行审核，确认其合法性、真实性、完整性。 编制记账凭证： 根据审核无误的原始凭证，编制会计分录。 登记会计账簿： 登记总账、明细账、费用账、往来账等各类会计账簿。 成本核算与利润计算： 进行各项成本的归集、分配与核算，计算企业利润。 固定资产与存货管理： 登记和管理固定资产、无形资产、存货等明细账。 编制财务报表： 根据会计账簿数据，编制资产负债表、利润表、现金流量表等财务报告。 纳税申报： 根据财务报表数据，进行各项税费的计算与申报。 财务分析与管理： 对企业经营状况进行财务分析，为管理层提供决策支持。 不相容职务分离的重要性将出纳与会计的职责严格分离，是企业内部控制体系中的一项核心原则。其重要性体现在：
防止舞弊： 如果一个人既管钱又记账，他可以轻易地挪用资金而不被发现，并通过修改账簿来掩盖。职责分离则使得舞弊行为需要至少两个人合谋才能完成，大大增加了舞弊的难度和被发现的风险。 提高工作效率： 岗位职责清晰，有助于员工专注于自身工作，提高专业性和效率。 保障会计信息真实性： 相互制约的机制确保了会计记录的准确性和可靠性，为企业决策提供真实依据。 降低操作风险： 减少因个人疏忽或错误导致的财务风险。出纳兼任会计职务的主要风险与危害
一旦出纳人员兼任会计职务，企业将面临一系列严重的风险和危害，这些风险不仅影响企业的财务安全，甚至可能导致法律责任。
1. 财务舞弊风险剧增这是最直接也是最严重的风险。当出纳兼任会计时，他/她可以：
挪用资金： 随意提取、截留现金或银行存款，并通过修改账簿掩盖。 虚报费用： 伪造或夸大报销凭证，并自行入账，侵吞公款。 贪污公款： 利用职务便利，将公司的资金转入个人账户，并销毁或修改相关记录。 虚增收入或隐瞒收入： 以达到某种财务目标或逃避税务的目的。 2. 内部控制机制失效不相容职务分离原则是内部控制的基石。出纳兼任会计，直接破坏了这种相互监督和制约的机制，使得内部控制形同虚设。一旦出现问题，很难追溯责任，也无法通过内部流程及时发现和纠正错误。
3. 账务混乱与信息失真一人身兼多职，精力有限，且缺乏专业的监督。可能导致：
会计记录错误： 由于缺乏复核机制，容易出现记账错误、科目使用不当等问题。 账实不符： 现金、银行存款、存货等实物资产与账面记录不符。 财务报表失真： 错误的账务记录最终会体现在财务报表上，误导企业管理层做出错误的经营决策，甚至对外披露虚假信息。 4. 法律责任与行政处罚如前所述，出纳做会计账是违反《会计法》等相关规定的。一旦被财政、税务等部门发现，企业和相关责任人将面临：
行政处罚： 包括警告、罚款等。根据《会计法》规定，对于不符合国家统一的会计制度的，可能处以3千元以上5万元以下的罚款，并可对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以2千元以上2万元以下的罚款。 补缴税款与滞纳金： 如果因账务混乱导致税务申报不准确，企业将被要求补缴税款，并加收滞纳金。 刑事责任： 在情节严重，构成职务侵占、贪污、挪用资金等犯罪的情况下，相关责任人将面临刑事处罚。企业可能因单位犯罪而承担连带责任。 5. 企业声誉受损财务管理是企业的生命线。一旦出现财务舞弊、账务混乱甚至法律纠纷，将严重损害企业的商业信誉和形象，影响与供应商、客户、银行等各方的合作关系，甚至导致经营困难。
如何规范财务岗位，避免违规操作？
为了避免“出纳做会计账违法”带来的各项风险，企业必须建立健全的财务管理体系，严格规范岗位职责。
1. 严格遵循不相容职务分离原则这是最核心的原则。确保出纳人员不得兼任以下职务或工作：
会计记账： 包括总账、明细账、费用账等的登记。 会计档案保管： 不得负责会计凭证、账簿、报表等会计档案的保管。 债权债务账目的登记： 不得登记应收账款、应付账款等往来账目。 固定资产、材料等财产的保管： 财产保管与资金管理也应分离。 2. 明确岗位职责，制定详细的岗位说明书为出纳和会计岗位分别制定清晰、详细的岗位说明书，明确各自的工作内容、权限和责任，并确保员工理解和遵守。
3. 建立健全的内部控制制度制定并执行一系列内部控制制度，包括：
授权审批制度： 所有资金的收付和经济业务的发生，都必须经过严格的审批流程。 复核制度： 会计凭证、账簿记录、财务报表等都应经过至少两人的审核和复核。 定期盘点制度： 现金、银行存款、存货等资产应定期进行盘点，并与账面记录核对。 印章管理制度： 财务专用章、法人章、发票章等重要印章应分开保管，或由专人负责管理和使用。 4. 加强人员培训与管理定期对财务人员进行职业道德和专业技能培训，增强其合规意识。对于新入职的财务人员，进行全面的岗前培训。
5. 借助专业财务软件和外部服务财务软件： 规范的财务软件通常内置有权限管理和流程控制功能，有助于强制执行职责分离。 代理记账公司： 对于中小企业，如果内部设置独立的会计岗位成本较高，可以考虑委托专业的代理记账公司处理会计核算和报表编制工作，而企业内部仅保留出纳岗位，实现专业化分工，确保合规。
6. 定期进行内部审计或外部审计通过定期审计，检查内部控制制度的执行情况，发现并纠正存在的问题，防范潜在风险。
总结
“出纳做会计账违法”这一命题并非危言耸听，而是基于我国《会计法》的明确规定和企业内部控制的基本要求。这种看似“节省成本”的做法，实则为企业埋下了巨大的财务舞弊和法律风险隐患。
作为企业管理者，必须深刻认识到财务岗位职责分离的重要性，严格遵守法律法规，建立健全的内部控制体系，确保出纳与会计各司其职、相互监督。这不仅是对企业财产安全的负责，更是保障企业健康、可持续发展的基石。对于不具备独立设置会计岗位条件的企业，寻求专业的代理记账服务是合规且高效的解决方案。只有这样，企业才能在复杂的商业环境中稳健前行，避免因小失大。
